Arkivplan

Hva er en arkivplan

En arkivplan er en ajourført samleplan som viser hva arkivet omfatter og hvordan det er organisert. Arkivplanen skal også vise hva slags instrukser, regler, planer m.v. som gjelder for utføring av arbeid som mottak og registrering av post, produksjon av arkivverdig materiale, arkivlegging, plassering, bortsetting, kassasjon, overføring og avlevering av arkivet.

Arkivplanen skal ikke bare være en aktuell oversikt, men være knyttet til både dagens situasjon og til fortiden - altså både det som skapes og brukes i dag, og det som har vært skapt og brukt tidligere.

Oppdatering

I følge arkivforskriftens § 2-2 skal arkivplanen være ajourført til enhver tid. I tillegg til fortløpende oppdateringer skal arkivplanen for Høgskolen i Nesna gjennomgås og oppdateres minst én gang pr. år. Arkivleder ved Høgskolen i Nesna har ansvar for arbeidet. Høgskoledirektøren skal godkjenne endringene.

Arkivansvarlig skal ha melding om alle endringer ved høgskolen som kan ha betydning for arkivet i god tid før de blir satt i verk. Arkivansvarlig har også rett til å uttale seg om de følgene det kan få for arkivet.

Oppdatering av arkivplanen skal bl.a. skje når

• det er kommet nye lover og instrukser
• det er kommet endringer i tidligere lover, forskrifter m.m.
• det blir tatt i bruk ny versjon av arkivnøkkel
• det blir tatt i bruk nye versjoner av datasystem for lagring av informasjon
• det skjer endringer i organisasjonen ved arkivet eller ved høgskolen
• når det skjer endringer i rutiner som har betydning for arkivet

Arkivplaner som har gått ut av bruk skal arkiveres.