Organisering - Arkiv

Organisering og behandling av arkiv

Hvorfor har vi et arkiv?

Høgskolen i Nesna:

- er en offentlig organisasjon, og må følge arkivloven, offentlighetsloven, forvaltningsloven mv. Av dette følger at vi er pålagt å ha et arkiv.
- må kunne dokumentere virksomheten sin, både i fortid, nåtid og fremtid.
- må kunne gi innsyn i saker vi jobber med til allmennheten. Uten et systematisk arkiv blir dette vanskelig. Vi er pålagt å fremlegge offentlig journal på forespørsel. Denne skal speile virksomheten og gi samfunnet ellers en mulighet til å få innblikk i vår virksomhet.
- må holde orden på inngåtte avtaler og ivareta enkeltpersoners rettigheter.
- trenger ett sted der alle bestemmelser og reglementer som gjelder for virksomheten er samlet.

Du som saksbehandler:

- trenger oppdatert informasjon om sakene du skal behandle.
- trenger å vite hvordan saker er løst tidligere.
- trenger et sted som kan oppbevare sakene du har behandlet ferdig og vite at de kan gjenfinnes.

De du jobber sammen med:

- trenger dokumentasjon på hvordan andre har løst saker tidligere.
- trenger å vite hva som ble bestemt i ulike sammenhenger.
- trenger å vite hvilke samarbeidspartnere vi har i ulike sammenhenger.

Studentene:

- trenger å vite at vi har dokumentasjon på hvilke studier de har tatt.
- har krav på at ulike søknader, klager og andre henvendelser blir mottatt, registrert og videresendt til rette vedkommende.
- trenger å vite at vi kan dokumentere eksamensresultater for all fremtid.

Arkivansvarlig bistår i spørsmål rundt saksbehandling og arkivering, og hjelper deg som saksbehandler i å foreta vurderinger i forhold til journalføring, offentlighetsvurdering osv.

Organisering og behandling av arkiv

01.01.2007 tok høgskolen i bruk ePhorte - et fullelektronisk saksbehandlings- og arkivsystem.

Arkivansvaret gjelder for det aktive arkivet og for arkiv opprettet etter 01.08.1994. Når det gjelder papirarkivet har HiNe avleveringsplikt og arkivfaglig rapportansvar til Statsarkivet i Trondheim.

Når det gjelder det elektroniske arkivet har HiNe avleveringsplikt og arkivfaglig rapportansvar til Riksarkivet.

Ved avlevering til Statsarkivet / Riksarkivet går arkivansvaret og råderetten over arkivene over til Arkivverket.

ePhorte ble sist oppdatert 22.02.2011 til versjon 2010.1.11.0.

Systemet er et fellesprosjekt for høgskoler og universitet, driftet av UNINETT FAS i Trondheim. ePhorte oppfyller kravene i Noark 4 standarden og er godkjent av Riksarkivaren på generell basis for å drive papirløst.

Arkivansvar

I henhold til arkivforskriftens § 1-1 er det den øverste ledelsen i organet som har ansvaret for arkivarbeidet. Dette betyr at for Høgskolen i Nesna er det høgskoledirektøren som har ansvaret for at arkivarbeidet blir utført i tråd med de lover og regler som gjelder for offentlig arkiv. Oppgaver knyttet til arkiv kan delegeres, men ansvaret som sådant kan ikke delegeres.

Arkivtjenesten er felles for hele Høgskolen i Nesna. HINe har en journalførende enhet, og har dermed ett felles arkiv for hele institusjonen. Arkivansvarlig (arkivleder) er faglig ansvarlig for høgskolen arkivtjeneste og leder det daglige arbeidet i arkivet. Organisatorisk er arkivleder plassert i direktørens stab.

Oppgaver som inngår i det overordnete arkivansvaret

• Å tilsette en arkivansvarlig som har det daglige ansvar for arkivarbeidet.
• Å sørge for tilstrekkelig bemanning til å utføre arkivarbeidet etter forutsetningene.
• Å stille tilfredsstillende lokaler og nødvendig utstyr til disposisjon til arkivtjenesten. Lokaler og utstyr må oppfylle de krav som er satt i arkivforskriften og annet regelverk.
• Å legge forholdene til rette for at arkivpersonalet holder en tilfredsstillende faglig kompetanse, blant annet gjennom deltakelse i kurs og ved annen opplæring.
• Å sørge for tilfredsstillende rapportering fra arkivtjenesten til ledelsen slik at denne kan oppfylle sitt overordnede ansvar etter forutsetningene.

Sentrale oppgaver for arkivansvarlig (arkivleder)

• Sørge for at høgskolens dokumentasjon- og arkivarbeid skjer i overensstemmelse med gjeldende lover, forskrifter og instrukser på en effektiv og rasjonell måte.
• Daglig drift av arkivet, daglig ledelse av arkivtjenesten.
• Forestå restansekontroll.
• Planlegge og tilrettelegge for opplæring i dokumentasjonsarbeid og bruk av ePhorte.
• Kvalitetssikre databasen i aktivt arkiv, sørge for orden i mellomarkiv og bortsettingsarkiv samt at avlevering til fjernarkiv/depot skjer i samsvar med gjeldende regler.
• Sørge for at registrering, arkivering og kassasjon skjer i samsvar med godkjent felles arkivnøkkel og kassasjonsplan for de statlige høgskoler.
• Sørge for at brukerne av arkivet får den service og rettledning som kreves.
• Sørge for deltakelse i erfaringsutveksling med de andre høgskolene. Delta i Arkivforum.
• Sørge for ivaretakelse av arkivfaglig utviklingsarbeid (planlegging, sikkerhet, gradering og oppfølging/revisjon av retningslinjer, rutinebeskrivelser m.v.). Herunder utarbeidelse av arkivplan, ajourhold av arkivplan og oversikt over arkivlokaler.
• Systemadministrasjon av ePhorte.
  o Legge inn og vedlikeholde data om brukere (brukeradministrasjon)
  o Overvåke ePhortes tekniske funksjoner, melde inn og følge opp feilmeldingene opp mot leverandøren av arkivsystemet. Sortere, åpne, vurdere og skanne inngående post
• Journalføre inngående og utgående post
• Kvalitetssikre journaldatabasen i henhold til rutinedokument gjeldende regelverk (arkivloven, offentlighetsloven, forvaltningsloven, personopplysningsloven)
• Forestå veiledning og rådgivning i forhold til saksbehandlere i arkiv- og saksbehandlingsrutiner i HiNe, herunder dokumentflyt internt i organisasjonen og rutiner for e-post og andre arkivfaglige spørsmål.
• Arkivpleie, herunder
  o Periodisering
  o Arkivbegrensning/kassasjon
  o Klargjøring og overføring av eldre og avsluttede arkiver til Arkivverket

Saksbehandlerens rolle i arkivarbeidet

• Høgskolen i Nesna benytter arkiv- og saksbehandlingssystemet ePhorte der arkivering skjer som et ledd i saksbehandlingen.
• Alle ansatte i HiNe plikter å vurdere saker de arbeider med i forhold til arkivering og dokumentasjon til ettertiden.
• Dersom man mottar arkivverdig post direkte, skal den straks leveres til arkivtjenesten for skanning og registrering. E-post kan overføres direkte til ePhorte.
• Samarbeidsavtaler skal som regel alltid arkiveres.
• Arbeider man med dokumentasjon i forhold til et fag/studium, skal man sørge for at relevant informasjon som kan tjene som dokumentasjon i ettertiden blir arkivert.
• Saksbehandling som gjelder interne forhold i høgskolen, skal også arkiveres dersom den faller inn under kriterier for arkivverdighet (gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon).
• Saksbehandler må ta stilling til selve saksbehandlingen
  • Skal saken bare tas til etterretning / orientering, avskrives saken med TE/TO med evt. kommentar i kommentarfeltet
  • Besvares saken per telefon, avskrives saken med TLF med kort notat i kommentarfeltet
  • Gis skriftlig svar, skal dette registreres i ePhorte sammen med eventuelle vedlegg. Brevmal er integrert i saksbehandlingssystemet.
  • Interne notater distribueres elektronisk via saksbehandlingssystemet.
  • Brev som er unntatt fra offentlighet skal merkes med lovhjemmel. Sensitive personopplysninger skjermes.

Lokaler og tilgang til disse

Arkivansvarlig har kontor i fellesadministrasjonen i A-bygget.
Arkivet disponerer også et kontor i G-bygget i nærheten av postrom og bortsettingsarkivet. Bortsettingsarkivet inneholder papirarkiver som fortsatt er i bruk og studentmapper. Det er kun arkivpersonalet samt de som har rettigheter til å bruke disse arkivene, som har tilgang til dette rommet.
Personalmappene oppbevares i låste skap hos høgskoleadministrasjonens personalmedarbeider.
Fjernarkivet er i underetasjen i G-bygget. Tilgang til dette er begrenset til arkivansvarlig, renhold og Statsbygg.
Arkivpersonalet enten logger av eller låser sine datamaskiner i pauser slik at uvedkommende ikke får tilgang til dokumenter i ePhorte eller selve programmet.